Jak działa eFiler365 · architektura, bezpieczeństwo i Państwa dane
Trzy części. Państwa adres e-mail pozostaje przy Państwu.
eFiler365 oferuje dodatek do programu Outlook, za pomocą którego użytkownicy archiwizują dokumenty, moduł eFiler365 Hub, który koordynuje te działania, oraz eFiler Sync, który wykonuje zadania w Państwa własnym środowisku. Państwa poczta elektroniczna i indeks wyszukiwania pozostają w Państwa dyspozycji.
Brak opłaty instalacyjnej · Wykorzystuje Państwa istniejące foldery
01 — Złożenie wniosku
Kiedy wysyłają Państwo wiadomość e-mail
- Dodatek do programu Outlook. Archiwizują Państwo wiadomość e-mail lub reguła w usłudze eFiler365+ rozpoznaje ją.
- eFiler365 Hub – umieszcza polecenie archiwizacji w kolejce. Przechowuje Państwa ustawienia, ale nigdy nie przechowuje Państwa wiadomości e-mail.
- eFiler Sync w Państwa środowisku. Pobiera wiadomość z Państwa skrzynki pocztowej, zapisuje ją w miejscu docelowym jako standardowy plik .eml oraz na bieżąco aktualizuje indeks wyszukiwania.
- Państwa miejsce przechowywania danych. SharePoint, OneDrive, Autodesk Forma (dawniej Autodesk Docs), Egnyte, Google Drive lub serwery plików. Wiadomość e-mail jest oznaczona w programie Outlook jako „zarchiwizowana”, dzięki czemu każdy współpracownik może sprawdzić, gdzie została umieszczona.
02 — Wyszukiwanie
Podczas wyszukiwania
Indeks jest tworzony w tle w miarę archiwizowania wiadomości e-mail, dzięki czemu wyniki są dostępne natychmiast, a nie dopiero w momencie wyszukiwania.
- Dowolna przeglądarka. Proszę przeprowadzić wyszukiwanie z poziomu Hubu lub z dowolnego miejsca w panelu programu Outlook.
- eFiler365 Hub – weryfikuje Państwa tożsamość i przekazuje Państwa zapytanie.
- Indeks eFiler Sync’ w Państwa środowisku. Przeszukuje on własny indeks i wyświetla wyłącznie wyniki, do których mają Państwo uprawnienia dostępu.
- Wyniki. Podgląd, odpowiedź, przekazanie dalej, wydrukowanie lub pobranie.
03 — Części
Jakie funkcje pełnią poszczególne elementy
Dodatek eFiler365
Dodatek internetowy firmy Microsoft, który działa w nowej wersji programu Outlook, klasycznej wersji programu Outlook, aplikacji Outlook w sieci, na komputerach Mac, telefonach iPhone oraz urządzeniach z systemem Android. Użytkownicy mogą go zainstalować ze sklepu Microsoft Store bezpośrednio z poziomu programu Outlook – bez konieczności wyszukiwania lub przesyłania plików manifestu – lub dział IT może przypisać go wszystkim użytkownikom za pośrednictwem Centrum administracyjnego Microsoft 365.
eFiler365 Hub
Portal internetowy pod adresem hub.efiler.co.uk. Administratorzy podłączają pamięć masową, udostępniają lokalizacje, egzekwują ustawienia, ustalają reguły oraz zarządzają licencjami. Każdy może korzystać z funkcji wyszukiwania za pośrednictwem przeglądarki.
eFiler Sync
Usługa uruchamiana we własnym środowisku, niezbędna dla każdego miejsca docelowego. Pobiera archiwalne wiadomości e-mail ze skrzynki pocztowej, zapisuje je w chmurze lub na nośniku sieciowym oraz na bieżąco aktualizuje indeks wyszukiwania. Łączy się z serwerem Hub, dzięki czemu nie ma potrzeby otwierania żadnych portów przychodzących w zaporze sieciowej.
04 — eFiler Sync
Dwa sposoby uruchomienia programu
Tryb serwerowy – najlepszy rozwiązanie w niemal wszystkich przypadkach
Administrator instaluje to rozwiązanie jako usługę na serwerze działającym w trybie ciągłym, w systemie Windows lub Linux, z przeznaczeniem dla jednego lub wielu użytkowników. Przetwarzanie danych odbywa się centralnie, z jednym wspólnym indeksem dla całego zespołu, wspólnymi lokalizacjami przechowywania plików, możliwością archiwizacji i wyszukiwania przez całą dobę oraz ograniczonym wykorzystaniem interfejsu API firmy Autodesk.
Samodzielny
Program jest instalowany na komputerze każdego użytkownika i działa, dopóki użytkownik jest zalogowany. Każda kopia działa niezależnie, bez wspólnego przetwarzania danych i bez żadnych wspólnych korzyści wynikających z trybu serwerowego. Rozwiązanie to jest przeznaczone dla osób indywidualnych lub małych zespołów, które nie dysponują serwerem.
05 — Bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo i Państwa dane
Gdzie są przechowywane moje wiadomości e-mail?
Wyłącznie w Państwa własnej pamięci masowej, jako standardowy plik .eml w wybranym przez Państwa folderze. Program eFiler nie przechowuje kopii.
Gdzie przechowywany jest indeks wyszukiwania?
Dzięki rozwiązaniu „eFiler Sync” w Państwa środowisku. W trybie serwerowym oznacza to jeden centralny indeks na Państwa serwerze.
Co można znaleźć w Hubie?
Ustawienia Państwa firmy, użytkownicy, licencje, reguły archiwizacji oraz autoryzowane przez Państwa połączenia z miejscami przechowywania danych. Zapewnia przekazywanie instrukcji archiwizacji oraz wyników wyszukiwania pomiędzy dodatkiem a aplikacją eFiler Sync.
Z jakich uprawnień firmy Microsoft korzysta eFiler365?
Dotyczy to wyłącznie uprawnień delegowanych, więc usługa eFiler365 działa w imieniu każdego zalogowanego użytkownika. Pierwszy użytkownik musi posiadać uprawnienia administratora globalnego, aby je zatwierdzić, a Państwa administratorzy mogą je w dowolnym momencie sprawdzić w usłudze Microsoft Entra ID.
Kto może zobaczyć jakie informacje w wynikach wyszukiwania?
Wyniki wyszukiwania są zgodne z uprawnieniami obowiązującymi w Państwa przestrzeni dyskowej, w tym z uprawnieniami do folderów w usłudze SharePoint. Użytkownicy widzą wyłącznie te wiadomości e-mail, do których mają uprawnienia dostępu.
W jaki sposób chronione są konta w serwisie Hub?
Logowanie za pomocą konta Microsoft lub hasła do platformy Hub, wraz z uwierzytelnianiem wieloskładnikowym za pomocą kodu wysłanego na adres e-mail lub aplikacji uwierzytelniającej, a także uprawnienia administracyjne oparte na rolach.
06 — Projekt
Dlaczego zostało to zaprojektowane w ten sposób
Wiadomości e-mail są przechowywane w jednym miejscu, podlegają jednolitym zasadom zarządzania i można je odnaleźć w razie potrzeby, bez konieczności tworzenia równoległego systemu.
Brak migracji
eFiler365 korzysta z folderów, które już Państwo posiadają, i indeksuje znajdujące się w nich pliki .msg oraz .eml.
Brak zobowiązania do pozostania u operatora
Archiwizowane wiadomości e-mail to standardowe pliki przechowywane w Państwa przestrzeni dyskowej. Nawet po zaprzestaniu korzystania z serwisu eFiler365 wszystkie wiadomości e-mail pozostaną tam nadal.
Państwa system zarządzania
Kwestie związane z lokalizacją danych, okresem przechowywania, audytowaniem oraz ochroną przed utratą danych wynikają z rozwiązań pamięci masowej, którymi już Państwo zarządzają.
Funkcje eFiler365: składanie dokumentów, automatyzacja, wyszukiwanie i plany
eFiler365 a eFiler Classic – Który program eFiler jest dla Państwa odpowiedni?
Przejście na nową wersję programu Outlook – przenieście swoje archiwum wiadomości e-mail