Hoe eFiler365 werkt · architectuur, beveiliging en uw gegevens
Drie delen. Uw e-mailadres blijft uw eigendom.
eFiler365 beschikt over een Outlook-invoegtoepassing waarmee gebruikers documenten kunnen archiveren, de eFiler365 Hub die alles coördineert, en eFiler Sync, dat het werk binnen uw eigen omgeving uitvoert. Uw e-mail en uw zoekindex blijven bij u.
Geen installatiekosten · Maakt gebruik van uw bestaande mappen
01 — Indiening
Wanneer u een e-mail indient
- Outlook-invoegtoepassing. U archiveert een e-mail, of een regel in eFiler365+ past op die e-mail.
- eFiler365 Hub: zet de verzendopdracht in de wachtrij. Hierin worden uw instellingen opgeslagen, maar nooit uw e-mailberichten.
- eFiler Sync in uw omgeving. Het programma haalt het bericht uit uw mailbox op, slaat het op de bestemmingslocatie op als een standaard .eml-bestand en werkt daarbij de zoekindex bij.
- Uw opslagruimte. SharePoint, OneDrive, Autodesk Forma (voorheen Autodesk Docs), Egnyte, Google Drive of bestandsservers. De e-mail wordt in Outlook gemarkeerd als ‘opgeslagen’, zodat elke collega kan zien waar deze is opgeslagen.
02 — Zoeken
Wanneer u zoekt
De index wordt op de achtergrond opgebouwd terwijl e-mails worden gearchiveerd, zodat de resultaten direct beschikbaar zijn en niet pas worden gegenereerd op het moment dat u een zoekopdracht uitvoert.
- Elke browser. Zoek vanuit de Hub of vanuit een locatie in het Outlook-venster.
- eFiler365 Hub. Verifieert uw identiteit en stuurt uw zoekopdracht door.
- De eFiler Sync-index in uw omgeving. Deze doorzoekt zijn eigen index en toont uitsluitend resultaten die u mag openen.
- Resultaten. Bekijk een voorbeeld, beantwoord, stuur door, druk af of download.
03 — De onderdelen
Wat elk onderdeel doet
eFiler365-invoegtoepassing
Een Microsoft-webadd-in die werkt in de nieuwe versie van Outlook, Classic Outlook, Outlook op het web, op Mac, iPhone en Android. Gebruikers kunnen deze vanuit de Microsoft Store in Outlook toevoegen, zonder dat zij manifestbestanden hoeven te zoeken of te uploaden, of de IT-afdeling wijst deze aan iedereen toe vanuit het Microsoft 365-beheercentrum.
eFiler365 Hub
Het webportaal op hub.efiler.co.uk. Beheerders koppelen opslagruimte, delen locaties, handhaven instellingen, stellen regels vast en beheren licenties. Iedereen kan er via een browser zoekopdrachten uitvoeren.
eFiler Sync
Een dienst die u in uw eigen omgeving draait en die voor elke bestemming nodig is. Deze dienst haalt gearchiveerde e-mails uit de mailbox op, slaat deze op in uw cloud of op uw netwerkopslag en houdt de zoekindex up-to-date. De dienst maakt verbinding met de Hub, zodat er geen inkomende firewallpoorten hoeven te worden geopend.
04 — eFiler Sync
Twee manieren om het uit te voeren
Servermodus, in vrijwel alle gevallen de beste keuze
Een beheerder installeert het als een service op een server die altijd actief is, onder Windows of Linux, voor één gebruiker of voor meerdere gebruikers. De verwerking vindt centraal plaats, met één gedeelde index voor het hele team, gedeelde opslaglocaties, de mogelijkheid om 24 uur per dag bestanden op te slaan en te doorzoeken, en een beperkter gebruik van de API van Autodesk.
Zelfstandig
Wordt op de pc van elke gebruiker geïnstalleerd en is actief zolang de gebruiker is aangemeld. Elk exemplaar werkt onafhankelijk; er is geen sprake van gedeelde verwerking en er zijn geen voordelen die eigen zijn aan de servermodus. Geschikt voor individuen of kleine teams die geen server hebben.
05 — Beveiliging
Beveiliging en uw gegevens
Waar wordt mijn e-mail opgeslagen?
Alleen in uw eigen opslagruimte, als een standaard .eml-bestand in de map die u hebt gekozen. eFiler bewaart geen kopie.
Waar wordt de zoekindex bewaard?
Met d eFiler Sync binnen uw omgeving. In de servermodus is er sprake van één centrale index op uw server.
Wat biedt de Hub?
Uw bedrijfsinstellingen, gebruikers, licenties, archiveringsregels en de opslagverbindingen die u autoriseert. Het zorgt voor de overdracht van archiveringsinstructies en zoekopdrachten tussen de invoegtoepassing en eFiler Sync.
Welke Microsoft-machtigingen gebruikt eFiler365?
Alleen gedelegeerde machtigingen; eFiler365 handelt dus namens elke aangemelde gebruiker. De eerste gebruiker moet een globale beheerder zijn om deze machtigingen goed te keuren, en uw beheerders kunnen deze op elk moment in Microsoft Entra ID inzien.
Wie kan wat zien in de zoekresultaten?
De zoekresultaten zijn afhankelijk van de machtigingen voor uw opslagruimte, inclusief de machtigingen voor SharePoint-mappen. Gebruikers zien alleen e-mails die zij mogen openen.
Hoe worden Hub-accounts beveiligd?
Een Microsoft-aanmelding of een Hub-wachtwoord, met meervoudige authenticatie via een e-mailcode of een authenticatie-app, en op rollen gebaseerde beheerdersrechten.
06 — Ontwerp
Waarom het op deze manier is opgebouwd
E-mails worden één keer opgeslagen, één keer beheerd en kunnen worden teruggevonden wanneer dat nodig is, zonder dat er een parallel systeem hoeft te worden opgezet.
Geen migratie
eFiler365 werkt met de mappen die u al hebt en indexeert de .msg- en .eml-bestanden die daarin al staan.
Geen contractuele binding
Gearchiveerde e-mails vormen een standaardbestand in uw opslagruimte. Zelfs als u stopt met het gebruik van eFiler365, blijven alle e-mails gewoon bewaard.
Uw bestuursstructuur
Gegevensopslag, bewaartermijnen, audits en bescherming tegen gegevensverlies zijn allemaal afkomstig uit de opslagomgeving die u reeds beheert.
Functies van eFiler365: archivering, automatisering, zoeken en abonnementen
eFiler365 versus eFiler Classic: welke eFiler is geschikt voor u?
Overstappen naar de nieuwe Outlook: neem uw e-mailarchief mee