Comment fonctionne eFiler365 · architecture, sécurité et vos données
Trois étapes. Votre adresse e-mail reste la vôtre.
eFiler365 propose un complément Outlook permettant aux utilisateurs d'archiver leurs documents, l'eFiler365 Hub qui assure la coordination, ainsi qu'eFiler Sync, qui effectue le travail au sein de votre propre environnement. Vos e-mails et votre index de recherche restent chez vous.
Pas de frais d'installation · Utilise vos dossiers existants
01 — Dépôt
Lorsque vous enregistrez un e-mail
- Complément Outlook. Vous archivez un e-mail, ou une règle eFiler365+ s'applique à celui-ci.
- eFiler365 Hub : met en file d'attente les instructions d'archivage. Il conserve vos paramètres, mais en aucun cas vos e-mails.
- eFiler Sync dans votre environnement. Il télécharge le message depuis votre boîte de réception, l'enregistre à l'emplacement de destination sous la forme d'un fichier .eml standard et met à jour l'index de recherche au fur et à mesure.
- Votre espace de stockage. SharePoint, OneDrive, Autodesk Forma (anciennement Autodesk Docs), Egnyte, Google Drive ou des serveurs de fichiers. L'e-mail est marqué comme « classé » dans Outlook, ce qui permet à tous vos collègues de savoir où il a été enregistré.
02 — Recherche
Lorsque vous effectuez une recherche
L'index est créé en arrière-plan au fur et à mesure que les e-mails sont classés ; les résultats s'affichent donc instantanément, et non pas au moment où vous effectuez une recherche.
- N'importe quel navigateur. Effectuez une recherche depuis le Hub ou depuis un emplacement dans le volet Outlook.
- eFiler365 Hub : il vérifie votre identité et transmet votre recherche.
- L'index eFiler Sync, dans votre environnement. Il effectue des recherches dans son propre index et ne conserve que les résultats que vous êtes autorisé à ouvrir.
- Résultats. Prévisualiser, répondre, transférer, imprimer ou télécharger.
03 — Les pièces
Rôle de chaque élément
Module complémentaire eFiler365
Un module complémentaire Web Microsoft qui fonctionne dans la nouvelle version d'Outlook, dans Outlook classique, dans Outlook sur le Web, sur Mac, sur iPhone et sur Android. Les utilisateurs peuvent l'ajouter depuis le Microsoft Store directement depuis Outlook, sans avoir à rechercher ni à télécharger de fichiers de manifeste ; le service informatique peut également l'attribuer à tous les utilisateurs depuis le Centre d'administration Microsoft 365.
eFiler365 Hub
Le portail web accessible à l'adresse hub.efiler.co.uk. Les administrateurs y connectent des espaces de stockage, partagent des emplacements, appliquent des paramètres, définissent des règles et gèrent les licences. Tout le monde peut y effectuer des recherches à partir d'un navigateur.
eFiler Sync
Il s'agit d'un service que vous exécutez dans votre propre environnement et qui est nécessaire pour chaque destination. Il télécharge les e-mails archivés depuis la boîte aux lettres, les enregistre sur votre espace de stockage dans le cloud ou sur votre réseau, et maintient l'index de recherche à jour. Il se connecte au Hub ; il n'est donc pas nécessaire d'ouvrir de ports entrants sur le pare-feu.
04 — eFiler Sync
Deux façons de l'utiliser
Le mode serveur, la meilleure solution dans presque tous les cas
Un administrateur l'installe en tant que service sur un serveur fonctionnant en permanence, sous Windows ou Linux, pour un ou plusieurs utilisateurs. Le traitement est centralisé, avec un index partagé pour l'ensemble de l'équipe, des emplacements de stockage partagés, un archivage et une recherche disponibles 24 heures sur 24, ainsi qu'une utilisation allégée de l'API d'Autodesk.
Autonome
Installé sur l'ordinateur de chaque utilisateur et actif tant que celui-ci est connecté. Chaque copie fonctionne de manière indépendante, sans partage de ressources ni aucun des avantages liés au mode serveur. Convient aux particuliers ou aux petites équipes ne disposant pas de serveur.
05 — Sécurité
La sécurité et vos données
Où mes e-mails sont-ils stockés ?
Uniquement dans votre propre espace de stockage, sous la forme d'un fichier .eml standard dans le dossier de votre choix. eFiler n'en conserve pas de copie.
Où est stocké l'index de recherche ?
Avec l'eFiler Sync au sein de votre environnement. En mode serveur, cela correspond à un index centralisé sur votre serveur.
Que trouve-t-on au Hub ?
Les paramètres de votre entreprise, les utilisateurs, les licences, les règles de classement et les connexions de stockage que vous autorisez. Il assure la transmission des instructions de classement et des requêtes de recherche entre le module complémentaire et eFiler Sync.
Quelles autorisations Microsoft eFiler365 utilise-t-il ?
Il s'agit uniquement d'autorisations déléguées ; eFiler365 agit donc au nom de chaque utilisateur connecté. Le premier utilisateur doit être un administrateur global pour les approuver, et vos administrateurs peuvent les consulter à tout moment dans Microsoft Entra ID.
Qui peut voir quoi dans les résultats de recherche ?
Les résultats de recherche respectent les autorisations définies sur votre espace de stockage, y compris les autorisations relatives aux dossiers SharePoint. Les utilisateurs ne voient que les e-mails qu'ils sont autorisés à ouvrir.
Comment les comptes Hub sont-ils protégés ?
Une connexion Microsoft ou un mot de passe Hub, avec une authentification multifactorielle par code envoyé par e-mail ou via une application d'authentification, ainsi que des droits d'administration basés sur les rôles.
06 — Conception
Pourquoi est-ce conçu ainsi ?
Les e-mails sont stockés une seule fois, soumis à une seule réglementation et peuvent être retrouvés en cas de besoin, sans qu'il soit nécessaire de créer un système parallèle.
Pas de migration
eFiler365 fonctionne avec les dossiers dont vous disposez déjà et indexe les fichiers .msg et .eml qui s'y trouvent.
Pas d'engagement à long terme
Les e-mails archivés constituent un fichier standard dans votre espace de stockage. Même si vous cessez d'utiliser eFiler365, tous vos e-mails resteront intacts.
Votre gouvernance
La localisation des données, leur conservation, leur audit et la protection contre la perte de données relèvent tous du stockage que vous gérez déjà.
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