Cómo funciona eFiler365 · arquitectura, seguridad y sus datos
Tres partes. Su correo electrónico sigue siendo suyo.
eFiler365 cuenta con un complemento para Outlook que permite a los usuarios archivar documentos, el «eFiler365 Hub», que se encarga de la coordinación, y «eFiler Sync», que realiza el trabajo dentro de su propio entorno. Su correo electrónico y su índice de búsqueda permanecen en su poder.
Sin gastos de instalación · Utiliza sus carpetas actuales
01 — Presentación
Cuando envíe un correo electrónico
- Complemento de Outlook. Usted archiva un correo electrónico o una regla de eFiler365+ lo identifica.
- eFiler365 Hub: pone en cola la instrucción de envío. Almacena su configuración, pero nunca su correo electrónico.
- eFiler Sync en su entorno. Descarga el mensaje de su buzón, lo guarda en la ubicación de destino como un archivo .eml estándar y actualiza el índice de búsqueda a medida que avanza el proceso.
- Su espacio de almacenamiento: SharePoint, OneDrive, Autodesk Forma (antes Autodesk Docs), Egnyte, Google Drive o servidores de archivos. El correo electrónico aparece marcado como archivado en Outlook, por lo que todos sus compañeros de trabajo pueden ver dónde se ha guardado.
02 — Búsqueda
Cuando realice una búsqueda
El índice se crea en segundo plano a medida que se archivan los correos electrónicos, por lo que los resultados son inmediatos y no se generan en el momento de realizar la búsqueda.
- Cualquier navegador. Realice la búsqueda desde el Hub o desde cualquier lugar del panel de Outlook.
- eFiler365 Hub: verifica su identidad y transmite su búsqueda.
- Índice de eFiler Sync, en su entorno. Realiza búsquedas en su propio índice y solo muestra los resultados que usted está autorizado a abrir.
- Resultados. Previsualizar, responder, reenviar, imprimir o descargar.
03 — Las piezas
Función de cada pieza
Complemento eFiler365
Un complemento web de Microsoft que funciona en el nuevo Outlook, el Outlook clásico, Outlook en la web, Mac, iPhone y Android. Los usuarios pueden añadirlo desde la Tienda de Microsoft dentro de Outlook, sin necesidad de buscar ni cargar archivos de manifiesto; o bien, el departamento de TI puede asignárselo a todos los usuarios desde el Centro de administración de Microsoft 365.
eFiler365 Hub
El portal web en hub.efiler.co.uk. Los administradores conectan el almacenamiento, comparten ubicaciones, aplican configuraciones, establecen normas y gestionan licencias. Cualquier persona puede realizar búsquedas desde dicho portal mediante un navegador.
eFiler Sync
Un servicio que se ejecuta en su propio entorno y que es necesario para cada destino. Descarga los correos electrónicos archivados del buzón, los guarda en su almacenamiento en la nube o en red y mantiene actualizado el índice de búsqueda. Se conecta al Hub, por lo que no es necesario abrir ningún puerto de entrada en el cortafuegos.
04 — eFiler Sync
Dos formas de ejecutarlo
Modo servidor: la mejor opción en casi todos los casos
Un administrador lo instala como servicio en un servidor que permanece siempre en funcionamiento, ya sea en Windows o en Linux, para un usuario o para varios. El procesamiento es centralizado, con un único índice compartido para todo el equipo, ubicaciones de archivo compartidas, archivo y búsqueda las 24 horas del día, y un uso más ligero de la API de Autodesk.
Autónomo
Se instala en el ordenador de cada usuario y permanece activo mientras este haya iniciado sesión. Cada copia funciona de forma independiente, sin procesamiento compartido ni ninguna de las ventajas propias del modo servidor. Es adecuado para particulares o equipos pequeños que no dispongan de servidor.
05 — Seguridad
La seguridad y sus datos
¿Dónde se almacena mi correo electrónico?
Únicamente en su propio espacio de almacenamiento, como un archivo .eml estándar en la carpeta que haya elegido. eFiler no conserva ninguna copia.
¿Dónde se almacena el índice de búsqueda?
Con «eFiler Sync», dentro de su entorno. En modo servidor, se trata de un único índice central en su servidor.
¿Qué ofrece el Hub?
La configuración de su empresa, los usuarios, las licencias, las normas de archivo y las conexiones de almacenamiento que usted autorice. Facilita el intercambio de instrucciones de archivo y búsquedas entre el complemento y eFiler Sync.
¿Qué permisos de Microsoft utiliza eFiler365?
Solo se trata de permisos delegados, por lo que eFiler365 actúa en nombre de cada usuario que haya iniciado sesión. El primer usuario debe ser un administrador global para aprobarlos, y sus administradores pueden revisarlos en cualquier momento en Microsoft Entra ID.
¿Quién puede ver qué en el buscador?
Los resultados de la búsqueda se rigen por los permisos de su espacio de almacenamiento, incluidos los permisos de las carpetas de SharePoint. Los usuarios solo pueden encontrar los correos electrónicos que están autorizados a abrir.
¿Cómo se protegen las cuentas de Hub?
Inicio de sesión de Microsoft o una contraseña de Hub, con autenticación multifactorial mediante un código enviado por correo electrónico o una aplicación de autenticación, y derechos de administrador basados en roles.
06 — Diseño
¿Por qué se ha diseñado de esta manera?
Los correos electrónicos se almacenan una sola vez, se gestionan de forma unificada y se localizan cuando es necesario, sin necesidad de crear un sistema paralelo.
Sin migración
eFiler365 funciona con las carpetas que ya tiene e indexa los archivos .msg y .eml que ya se encuentran en ellas.
Sin compromiso de permanencia
Los correos electrónicos archivados son archivos normales en su espacio de almacenamiento. Aunque deje de utilizar eFiler365, todos los correos seguirán estando ahí.
Su gobernanza
La residencia de los datos, su conservación, la auditoría y la protección contra la pérdida de datos se gestionan a través del almacenamiento que ya gestiona.
Funciones de eFiler365: presentación de documentos, automatización, búsqueda y planes
eFiler365 frente a eFiler Classic: ¿qué versión de eFiler es la más adecuada para usted?
Cambio al nuevo Outlook: llévese consigo sus archivos de correo electrónico