Como funciona o eFiler365 · arquitetura, segurança e os seus dados
Três partes. O seu e-mail permanece consigo.
O eFiler365 dispõe de um complemento para o Outlook onde os utilizadores arquivam os seus documentos, do eFiler365 Hub, que coordena o processo, e do eFiler Sync, que executa as tarefas no seu próprio ambiente. O seu e-mail e o seu índice de pesquisa permanecem consigo.
Sem custos de configuração · Utiliza as suas pastas existentes
01 — Apresentação
Quando arquiva um e-mail
- Complemento do Outlook. Arquiva um e-mail ou uma regra do eFiler365+ aplica-se a esse e-mail.
- eFiler365 Hub: coloca a instrução de arquivamento em fila. Armazena as suas definições, mas nunca o seu e-mail.
- O eFiler Sync, no seu ambiente. Descarrega a mensagem da sua caixa de correio, guarda-a no destino como um ficheiro .eml padrão e atualiza o índice de pesquisa à medida que avança.
- O seu espaço de armazenamento. SharePoint, OneDrive, Autodesk Forma (anteriormente Autodesk Docs), Egnyte, Google Drive ou servidores de ficheiros. O e-mail é marcado como arquivado no Outlook, para que todos os colegas possam ver onde foi guardado.
02 — Pesquisa
Quando efetuar uma pesquisa
O índice é criado em segundo plano à medida que os e-mails são arquivados, pelo que os resultados são apresentados instantaneamente, em vez de serem gerados no momento da pesquisa.
- Qualquer navegador. Efetue a pesquisa a partir do Hub ou a partir de um local no painel do Outlook.
- eFiler365 Hub: confirma a sua identidade e encaminha a sua pesquisa.
- Índice do eFiler Sync, no seu ambiente. Pesquisa o seu próprio índice e mantém apenas os resultados que tem autorização para abrir.
- Resultados. Pré-visualizar, responder, reencaminhar, imprimir ou descarregar.
03 — As peças
Qual é a função de cada parte?
Complemento eFiler365
Um complemento Web da Microsoft que funciona no novo Outlook, no Outlook Clássico, no Outlook na Web, no Mac, no iPhone e no Android. Os utilizadores podem instalá-lo a partir da Microsoft Store no Outlook, sem necessidade de procurar ou carregar ficheiros de manifesto, ou a equipa de TI pode atribuí-lo a todos os utilizadores a partir do Centro de Administração do Microsoft 365.
eFiler365 Hub
O portal web em hub.efiler.co.uk. Os administradores ligam os espaços de armazenamento, partilham localizações, aplicam configurações, definem regras e gerem licenças. Qualquer pessoa pode efetuar pesquisas a partir deste portal num navegador.
eFiler Sync
Um serviço que executa no seu próprio ambiente, necessário para cada destino. Este serviço descarrega os e-mails arquivados da caixa de correio, guarda-os na sua nuvem ou no seu armazenamento em rede e mantém o índice de pesquisa atualizado. Estabelece ligação com o Hub, pelo que não é necessário abrir quaisquer portas de entrada na firewall.
04 — eFiler Sync
Duas formas de o executar
Modo servidor, a melhor opção em quase todos os casos
Um administrador instala-o como um serviço num servidor que está sempre ligado, no Windows ou no Linux, para um ou vários utilizadores. O processamento é centralizado, com um índice partilhado para toda a equipa, locais de arquivo partilhados, arquivo e pesquisa 24 horas por dia e uma utilização mais reduzida da API da Autodesk.
Autónomo
É instalado no computador de cada utilizador e permanece ativo enquanto este estiver com a sessão iniciada. Cada cópia funciona de forma independente, sem processamento partilhado nem quaisquer das vantagens do modo de servidor. É adequado para indivíduos ou pequenas equipas que não dispõem de servidor.
05 — Segurança
Segurança e os seus dados
Onde é que o meu e-mail fica armazenado?
Apenas no seu próprio espaço de armazenamento, como um ficheiro .eml normal na pasta que escolheu. O eFiler não guarda nenhuma cópia.
Onde é que o índice de pesquisa é guardado?
Com o eFiler Sync, no seu ambiente. No modo servidor, trata-se de um índice central no seu servidor.
O que é que o Hub tem para oferecer?
As definições da sua empresa, os utilizadores, as licenças, as regras de arquivo e as ligações de armazenamento que autorizar. Este mecanismo transmite as instruções de arquivo e as pesquisas entre o complemento e o eFiler Sync.
Que autorizações da Microsoft utiliza o eFiler365?
Apenas permissões delegadas, pelo que o eFiler365 atua em nome de cada utilizador com sessão iniciada. O primeiro utilizador deve ser um administrador global para as aprovar, e os seus administradores podem analisá-las a qualquer momento no Microsoft Entra ID.
Quem pode ver o quê nos resultados de pesquisa?
Os resultados da pesquisa respeitam as permissões definidas no seu espaço de armazenamento, incluindo as permissões das pastas do SharePoint. Os utilizadores apenas encontram os e-mails que estão autorizados a abrir.
De que forma são protegidas as contas do Hub?
Início de sessão da Microsoft ou uma palavra-passe do Hub, com autenticação multifator através de um código enviado por e-mail ou de uma aplicação de autenticação, e direitos de administrador baseados em funções.
06 — Design
Por que razão foi concebido desta forma
Os e-mails são armazenados uma única vez, sujeitos a uma única regulamentação e localizados quando necessário, sem que seja necessário criar um sistema paralelo.
Sem migração
O eFiler365 funciona com as pastas que já possui e indexa os ficheiros .msg e .eml que já se encontram nessas pastas.
Sem compromisso
Os e-mails arquivados constituem um ficheiro normal no seu espaço de armazenamento. Mesmo que deixe de utilizar o eFiler365, todos os e-mails continuarão lá.
A vossa governação
A residência dos dados, a retenção, a auditoria e a proteção contra a perda de dados provêm todas do armazenamento que já gere.
Funcionalidades do eFiler365: arquivo, automatização, pesquisa e planos
eFiler365 vs. eFiler Classic: Qual é o eFiler mais adequado para si?
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