So funktioniert eFiler365 · Architektur, Sicherheit und Ihre Daten
Drei Teile. Ihre E-Mail-Adresse bleibt bei Ihnen.
eFiler365 verfügt über ein Outlook-Add-In, mit dem Nutzer Dokumente ablegen können, den „eFiler365 Hub“, der die Koordination übernimmt, sowie „eFiler Sync“, das die Arbeit in Ihrer eigenen Umgebung erledigt. Ihre E-Mails und Ihr Suchindex verbleiben bei Ihnen.
Keine Einrichtungsgebühr · Nutzt Ihre vorhandenen Ordner
01 – Einreichung
Wenn Sie eine E-Mail einreichen
- Outlook-Add-In. Sie archivieren eine E-Mail, oder eine eFiler365+-Regel trifft auf diese zu.
- eFiler365 Hub: Stellt die Einreichungsanweisung in die Warteschlange. Er speichert Ihre Einstellungen, jedoch niemals Ihre E-Mails.
- eFiler Sync in Ihrer Umgebung. Lädt die Nachricht aus Ihrem Postfach herunter, speichert sie am Zielort als Standard-EML-Datei und aktualisiert dabei den Suchindex.
- Ihr Speicherort: SharePoint, OneDrive, Autodesk Forma (ehemals Autodesk Docs), Egnyte, Google Drive oder Dateiserver. Die E-Mail wird in Outlook als „abgelegt“ markiert, sodass jeder Kollege sehen kann, wo sie gespeichert wurde.
02 – Suche
Wenn Sie suchen
Der Index wird im Hintergrund erstellt, während die E-Mails abgelegt werden, sodass die Ergebnisse sofort vorliegen und nicht erst bei der Suche generiert werden.
- Jeder Browser. Suchen Sie über den Hub oder an einer beliebigen Stelle im Outlook-Fenster.
- eFiler365 Hub: Er überprüft Ihre Identität und leitet Ihre Suche weiter.
- Der eFiler Sync-Index in Ihrer Umgebung. Er durchsucht seinen eigenen Index und behält nur die Ergebnisse bei, die Sie öffnen dürfen.
- Ergebnisse. Vorschau, Antworten, Weiterleiten, Drucken oder Herunterladen.
03 – Die Teile
Die Funktion der einzelnen Teile
eFiler365-Add-in
Ein Microsoft-Web-Add-In, das in der neuen Outlook-Version, im klassischen Outlook, in Outlook im Web sowie auf Mac, iPhone und Android ausgeführt werden kann. Benutzer können es direkt aus dem Microsoft Store in Outlook hinzufügen, ohne dass Manifestdateien gesucht oder hochgeladen werden müssen, oder die IT-Abteilung kann es allen Benutzern über das Microsoft 365-Verwaltungscenter zuweisen.
eFiler365 Hub
Das Webportal unter hub.efiler.co.uk. Administratoren können Speicherorte verbinden, Standorte freigeben, Einstellungen durchsetzen, Regeln festlegen und Lizenzen verwalten. Jeder kann über einen Browser dort Suchanfragen durchführen.
eFiler Sync
Ein Dienst, den Sie in Ihrer eigenen Umgebung betreiben und der für jedes Ziel erforderlich ist. Er lädt archivierte E-Mails aus dem Postfach herunter, speichert sie in Ihrer Cloud oder Ihrem Netzwerkspeicher und hält den Suchindex auf dem neuesten Stand. Er stellt eine Verbindung zum Hub her, sodass keine eingehenden Firewall-Ports geöffnet werden müssen.
04 – eFiler Sync
Zwei Möglichkeiten, das Programm auszuführen
Servermodus – in fast allen Fällen die beste Wahl
Ein Administrator installiert die Lösung als Dienst auf einem ständig aktiven Server unter Windows oder Linux – entweder für einen einzelnen Benutzer oder für mehrere. Die Verarbeitung erfolgt zentral, mit einem gemeinsamen Index für das gesamte Team, gemeinsamen Speicherorten, der Möglichkeit zur Ablage und Suche rund um die Uhr sowie einer reduzierten Nutzung der Autodesk-API.
Eigenständig
Wird auf dem PC jedes Benutzers installiert und ist aktiv, solange dieser angemeldet ist. Jede Kopie arbeitet eigenständig, ohne gemeinsame Rechenleistung und ohne die Vorteile des Servermodus. Geeignet für Einzelpersonen oder kleine Teams ohne Server.
05 – Sicherheit
Sicherheit und Ihre Daten
Wo wird meine E-Mail gespeichert?
Ausschließlich in Ihrem eigenen Speicher, als normale .eml-Datei in dem von Ihnen gewählten Ordner. eFiler speichert keine Kopie.
Wo wird der Suchindex gespeichert?
Mit „eFiler Sync“ innerhalb Ihrer Umgebung. Im Servermodus handelt es sich dabei um einen zentralen Index auf Ihrem Server.
Was bietet der Hub?
Ihre Unternehmenseinstellungen, Benutzer, Lizenzen, Ablageregeln und die von Ihnen autorisierten Speicherverbindungen. Es übermittelt Ablageanweisungen und Suchanfragen zwischen dem Add-in und eFiler Sync.
Welche Microsoft-Berechtigungen nutzt eFiler365?
Es handelt sich ausschließlich um delegierte Berechtigungen, sodass eFiler365 im Namen jedes angemeldeten Benutzers handelt. Der erste Benutzer muss ein globaler Administrator sein, um diese zu genehmigen, und Ihre Administratoren können sie jederzeit in Microsoft Entra ID einsehen.
Wer kann was in der Suche sehen?
Die Suchergebnisse richten sich nach den Berechtigungen für Ihren Speicher, einschließlich der Berechtigungen für SharePoint-Ordner. Die Nutzer sehen nur E-Mails, die sie öffnen dürfen.
Wie werden Hub-Konten geschützt?
Eine Microsoft-Anmeldung oder ein Hub-Passwort mit Multi-Faktor-Authentifizierung per E-Mail-Code oder Authentifizierungs-App sowie rollenbasierte Administratorrechte.
06 – Gestaltung
Warum es so aufgebaut ist
E-Mails werden einmal gespeichert, einmal verwaltet und bei Bedarf abgerufen, ohne dass ein paralleles System eingerichtet werden muss.
Keine Migration
eFiler365 arbeitet mit den Ordnern, die Sie bereits haben, und indexiert die darin enthaltenen .msg- und .eml-Dateien.
Keine Bindung
Archivierte E-Mails sind Standarddateien in Ihrem Speicher. Auch wenn Sie eFiler365 nicht mehr nutzen, bleiben alle E-Mails weiterhin erhalten.
Ihre Unternehmensführung
Datenaufbewahrung, Datenaufbewahrungsfristen, Audits und Schutz vor Datenverlust – all dies wird über den Speicher gewährleistet, den Sie bereits verwalten.
Funktionen von eFiler365: Einreichung, Automatisierung, Suche und Tarife
eFiler365 vs. eFiler Classic – Welcher eFiler ist der richtige für Sie?
Umstieg auf das neue Outlook – Nehmen Sie Ihre E-Mail-Ablage mit